Jak zatwierdzić i rozliczyć biwak/imprezę?
Zatwierdzanie i rozliczanie biwaku/imprezy krok po kroku:
- Na min. 3 tygodnie przed planowaną imprezą złóż WNIOSEK o zatwierdzenie kosztu u Skarbnika lub Komendanta Hufca.
- Pobierz kod imprezy u Z-cy Komendanta Hufca ds. organizacyjnych.
- W przypadku:
- imprezy drużyny wyślij program do zatwierdzenia na min. 10 dni przed przedsięwzięciem do Z-cy Komendanta Hufca ds. programowych.
- imprezy środowiska wyślij program do zatwierdzenia na min. 14 dni przed przedsięwzięciem do Komendanta Hufca.
- Na min. 3 dni przed imprezą dostarcz Z-cy Komendanta Hufca ds. organizacyjnych następujące dokumenty:
- Kartę imprezy wraz z preliminarzem
- Zgody rodziców (opiekunów prawnych) na udział dziecka w imprezie
- Listę uczestników
- Potwierdzenia rezerwacji np. noclegów
- Polisę ubezpieczeniową*
- Rozlicz imprezę w terminie wyznaczonym przez Skarbnika Hufca. Pamiętaj aby mieć ze sobą:
- Opisane faktury
- Listę z podpisami
* jeżeli uczestnik nie jest wpisany do Ewidencji ZHP
UWAGA!
Pamiętaj, że oprócz imprez i biwaków zatwierdzić można jeszcze: biwaki robocze, wyjścia i wycieczki oraz formy szkoleniowe. Tryb zatwierdzania tych form znajdziesz w Regulaminie Zatwierdzania Imprez Programowych i Kształceniowych Hufca ZHP Chorzów.